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2009年11月 6日 (金)

重要度と緊急度〈11月〉

 車の運転をしないのと、休日に出掛けるのを好まないこともあって、休みの日は一週間分の書類の整理だとか、やり残したことやこれからの準備だとかのために丸一日使います。
先ず朝机の前に座ると今日一日にやるべきことを思いつくままに一枚の紙に書き出します。
書き出してみると、こんなにやることが多いのか、とても一日では終わらないなと思っていても夜になってみると大体終了しています。
書き出すことが仕事の効率アップに繋がっているのだと思います。
たまに書き出さない日がありますが、そんな時には一日が終わったとき何もやらなかったなと反省することが多いものです。
やるべきことを書き出すだけで仕事の効率が上がります。
書き出して見ると差し迫ってやらなければならない緊急性の高いもので占められています。
仕事を重要度と緊急度という2軸で分類しそれを更にその度合いの「高い」「低い」という2軸で分類すると四つの象限に分類できます。
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Aは、緊急性も重要性も高い仕事です       
Bは、緊急性は高いけれど重要性は低い仕事です 
Cは、重要度は高いけれど緊急性は低い仕事です    
Dは、重要度も緊急性も低い仕事です。       

Dは、緊急度も重要度も低い仕事です。
手のすいたときにやる書類の整理や整頓がこれに属します。
これがちゃんとできていないと、忙しく時間がない時に必要な資料を捜し出すのに貴重な時間をとられてしまい、大苦戦をするということがありますので、ないがしろにする訳にはいきません。
Dの仕事に属するものをリストアップしておき、月1回とか2ヶ月1回とかやる日を決めておいて、その日に処理するようにしておかないと、見過ごされてしまいます。

Cは、重要度は高いけれど緊急度は低い仕事です。

新商品の開発、発掘や、新しい顧客の開拓、新人の採用や組織の変更などがこれに該当します。
これらの事項は、いつかは手をつけなければならない重要な課題であり、経営者は常にこれらのことを思案しつつ先手々々と手を打っていかなければなりません。
しかしCは緊急度が低いが故に通常は放置されています。
あのことは考えておかなければならないなと思いつつ、日々に追われて手をつけないでおいてあります。
でも放置されている間にも矛盾は少しずつ大きくなり、景気が悪くなってきたような時に突然に緊急度の高い問題となって浮上します。
しかし、それはもともと緊急度が低いときから、時間をかけて解決していかなければならなかった課題であるが故に、緊急度が高くなったからといって急に手をつけたからといっても、すぐに解決できる問題ではありません。
それ相応の時間をかけなければならないのです。
たとえば、旧来の売れ筋商品が突然に売れなくなってしまった時、新事態に対応できる商品の準備がなくて、急激に売上を落としてしまうようなことがよくあります。
これなども普段、長期の商品対策をとってこなかった故に発生した問題です。
Cは企業の中で最重要な仕事で、経営者が最も重要なものとして取り組むべきものです。

Bは、重要度は低いけれど緊急度は高い仕事です。
欠品の処理とか、商品の発送とか、売掛金の回収とか、経常的に発生するルーティーンワークがこれに属しますが、これは日時が切られているので、どうしても期日までに終えてしまわなければならない仕事です。
会社の中で発生する仕事の多くは、この仕事に属しています。
この仕事は時間もかかり、それなりのエネルギーも要求されますが、それ程頭を使う仕事ではありません。
これをやるのは当然であり、これをやらないと会社が回っていかないので、これをやるのが仕事だと思っている人もいますが、担当者レベルの人であればとも角、責任者レベルの人がこれをやることで満足しているようでは、その人の将来も会社の将来も危ういものです。

Aは重要度も緊急性も高い仕事なので、まず一番に手をつけなければなりません。
大口の得意先が倒産したのでそれをカバーするために新しい得意先を探さなければならないとか、主要商品の1つにライバルが現れて売上がおちているので新商品を出さなければならないなどということが、これに該当します。

 私の書き出したやるべきことの一覧をみると、ほとんどがBまたはAで占められており、Cに属することはあまりありません。
ということは緊急度を中心に仕事を進めていて、重要度を中心に仕事をすすめているわけではないということです。
もぐらたたきのように出てくる問題だけを処理しているうちに、いつの間にかそれに慣れ、その日暮らしの毎日を送ってしまっているのです。
これでは日々生きていくことは何とかなっても、将来はお先真っ暗ということになってしまいます。
皆様の会社でも同じようなことが起きているのではないでしょうか。
これを避けるには、自社でCに属する仕事は何があるかを紙なり手帳なりに書き出し、その中から今月取り組むべき課題を抜き出しやるべき仕事一覧の一番先に書きつけるようなことをしないといけないのではないでしょうか。

11月 6, 2009 2.チャレンジ |